Come migliorare la comunicazione interna aziendale: l’importanza del “linguaggio comune”

All’interno del tuo team si generano spesso conflitti? I tuoi collaboratori di frequente faticano a completare i tasks in maniera esaustiva o ti segnalano di non aver compreso a fondo le tue direttive? O, ancora, trovano difficoltà nel comunicare tra loro? Se hai risposto “Sì” a queste domande, è altamente probabile che tu debba iniziare a lavorare sulla tua comunicazione interna aziendale.

Avere una buona comunicazione interna aziendale, infatti, è fondamentale per il successo di un’organizzazione e sottovalutarla può causare malintesi, conflitti e inefficienze sia interne che esterne all’azienda stessa.

Occorre imparare a comunicare in ogni direzione, sia orizzontalmente (tra pari grado) che verticalmente (tra capo e collaboratori). Comprendere la differenza tra “dire e comunicare”, tra impartire ordini e definire processi, rappresenta la chiave per misurare la perdita di potenza in azienda e porvi rimedio.

In questo approfondimento vedremo come migliorare la comunicazione interna aziendale, adottando un “linguaggio comune” che sia facilmente comprensibile da tutti i dipendenti e a tutti i livelli aziendali.

Migliorare la comunicazione interna aziendale attraverso l’adozione di un “linguaggio comune” e la creazione di una cultura aziendale basata sulla trasparenza e la collaborazione, porterà la tua azienda a incrementare la produttività, in un ambiente di lavoro più armonioso e con un conseguente aumento della soddisfazione generale dei tuoi dipendenti.

Fai attenzione: “dire e comunicare” non sono sinonimi!

Molto spesso commettiamo l’errore di limitarci a “dire” ciò che desideriamo i nostri collaboratori facciano, pensando erroneamente che tanto basti affinché il messaggio si possa ritenere veicolato.

Eppure, i nostri collaboratori non completano i tasks in maniera corretta o, peggio ancora, cadono nella procrastinazione o producono risultati di scarso valore. Il danno aziendale che ne consegue è enorme: minore produttività, scarsa qualità del risultato, tempistiche di evasione dei processi aziendali che si dilatano all’infinito, conflitti interni, e chi più ne ha più ne metta.

Come porre rimedio a questo fenomeno? Lavorando all’adozione di un “linguaggio comune”, smettendo di “dire” e iniziando a “comunicare”.

Già, perché “dire” significa veicolare il messaggio in un’unica direzione, utilizzando il proprio linguaggio senza preoccuparsi che questo venga compreso. “Comunicare”, di contro, significa interloquire in entrambe le direzioni, utilizzando un linguaggio condiviso e definendo le azioni da svolgere solo a seguito di un confronto costruttivo tra gli attori coinvolti.

Insomma, smetti di pensare che il problema siano le persone e inizia ad analizzarne le modalità comunicative. Nei prossimi paragrafi avrai l’opportunità di comprendere meglio come migliorare la comunicazione interna aziendale, partendo dalla sua definizione fino a prendere consapevolezza degli strumenti da utilizzare.

Cosa si intende per comunicazione aziendale

Quando parliamo di comunicazione aziendale ci riferiamo all’insieme di processi, tecniche e strategie utilizzate dalle aziende per trasmettere informazioni e messaggi ai propri pubblici di riferimento, interni ed esterni. Si tratta di una funzione strategica dell’azienda, poiché mira a promuovere e proteggere la reputazione e l’immagine dell’organizzazione stessa, nonché a fornire informazioni utili e pertinenti ai suoi stakeholders.

Fantastico, no? Ora che sappiamo di cosa si tratta, passiamo a domandarci come si ottiene una buona comunicazione interna aziendale? Beh, definendo un “linguaggio comune”, comprensibile a tutto il team aziendale e a tutti i livelli.

Definire un “linguaggio comune”, difatti, genera il beneficio di trasmettere messaggi chiari e costruire relazioni di fiducia con i suoi destinatari. Comunicazioni interne snelle, facili da comprendere e in un linguaggio aziendale chiaro e comprensibile a tutti possono fare la differenza in termini di produttività e apportare benefici in molti ambiti. Dalla riduzione dei conflitti interni all’ottimizzazione dei processi aziendali, fino a migliorare le performance agli occhi del cliente che noterà, senza alcun dubbio, la maggiore trasparenza e pragmaticità dei risultati.

L’azienda si trasforma quindi in una orchestra, dove ogni musicista sa esattamente quando e cosa suonare, sotto la guida del maestro d’orchestra (leader) che coordina, motiva e disciplina il risultato. E il risultato è melodico e gradevole, tanto da catturare l’attenzione dell’ascoltatore (il cliente) e soddisfarne le aspettative.

Strumenti di comunicazione interna aziendale

Ora che abbiamo fissato il concetto di comunicazione interna aziendale, vediamo quali sono gli strumenti da mettere in pista per migliorarla e quindi ottenere un team più coeso e produttivo:

• Intranet: implementa una piattaforma web interna dell’azienda che permetta ai dipendenti di accedere a informazioni, risorse e documenti aziendali, nonché di comunicare tra di loro attraverso forum o chat.
• Newsletter: predisponi l’invio di una comunicazione periodica che fornisca informazioni sugli sviluppi dell’azienda, i successi dei dipendenti, gli eventi imminenti e così via.
• Meeting e riunioni: pianifica incontri regolari in cui i dipendenti possano discutere di progetti, problemi, obiettivi, e scambiarsi informazioni.
• Comunicazioni formali: sii puntuale nelle tue comunicazioni ufficiali, come memo o circolari, affinché i tuoi collaboratori possano sempre essere informati su politiche, procedure, scadenze e avvisi importanti.
• Gruppi di discussione: crea gruppi di lavoro o comitati per discutere e risolvere problemi specifici dell’organizzazione.
• Social media aziendali: cura i profili social aziendali come Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram. Utilizzali per condividere informazioni, notizie, eventi e altre comunicazioni aziendali.
• Formazione e sviluppo: ricorda sempre di non smettere mai di imparare. La formazione è l’arma potente che ti consentirà di raggiungere i tuoi obiettivi. A tal proposito, dai un’occhiata ai miei programmi di mentoring per migliorare le tue prestazioni come leader e quelle dei tuoi collaboratori.
• Comunicazioni informali: poni attenzione alle comunicazioni informali che avvengono tra i tuoi dipendenti, come conversazioni in pausa pranzo o incontri informali. Ti aiuteranno a creare relazioni di fiducia e collaborazione all’interno dell’organizzazione.

L’utilizzo di questi strumenti di comunicazione interna aziendale ti aiuterà a migliorare la trasmissione di informazioni, promuovere la collaborazione e la condivisione di conoscenze. Aumenterà la motivazione e l’efficienza dei tuoi dipendenti e contribuirà, più in generale, al successo della tua azienda.

Migliorare il senso di appartenenza aziendale adottando un “linguaggio comune”

Riprendiamo per un secondo in mano la metafora aziendale dell’orchestra musicale: gli strumenti visti nel precedente paragrafo rappresentano gli strumenti musicali della nostra orchestra. Affinché il risultato prodotto da questi strumenti risulti melodico, occorre creare lo spartito. Ecco, lo spartito di un’azienda si chiama “linguaggio comune” e vedremo insieme come adottarlo e quali benefici genera.

Per adottare un “linguaggio comune” all’interno dell’azienda, è importante stabilire un glossario di termini e definizioni chiare e condivise. Questo glossario può includere termini tecnici, acronimi, abbreviazioni e altre parole specifiche dell’industria o dell’azienda stessa. Inoltre, è importante assicurarsi che tutti i dipendenti comprendano il significato dei termini utilizzati.

Una volta istituito un “linguaggio comune” all’interno di un’azienda, si avrà a disposizione uno strumento potentissimo per migliorare il senso di appartenenza e la collaborazione tra i dipendenti. Difatti, quando questi utilizzano un linguaggio condiviso, si sentono parte di una comunità che condivide valori, obiettivi e culture. Minori malintesi, fraintendimenti e incomprensioni portano a minori conflitti o problemi di comunicazione, con l’impagabile conseguenza di ottenere un team coeso e fortemente motivato.

L’azienda, dal suo canto, deve imparare a comunicare in modo chiaro e conciso, utilizzando un tono e uno stile uniforme in tutte le comunicazioni, come email, memo, newsletter, presentazioni e altro ancora. Questo contribuirà a creare un’immagine coerente dell’organizzazione stessa e a rafforzare il senso di coesione tra i dipendenti.

Ottenere l’adozione di un “linguaggio comune” aziendale non è semplice ma tutt’altro che impossibile. Richiede competenze specifiche e una formazione adeguata, meglio se supportata da un mentore specializzato in comunicazione aziendale e leadership.

Il “linguaggio comune” per migliorare l’efficienza aziendale

Adottare un “linguaggio comune” rende più efficace la comunicazione aziendale, interna ed esterna. I dipendenti sono in grado di comprendere meglio i loro ruoli, le loro responsabilità e gli obiettivi dell’azienda, il che indubbiamente giova all’efficienza aziendale.

Una buona comunicazione interna può aiutare a evitare malintesi, errori, ritardi e conflitti tra i dipendenti. Quando i dipendenti ricevono informazioni chiare e tempestive, sono in grado di lavorare in modo più rapido ed efficace, riducendo così i tempi di produzione e aumentando la produttività generale dell’azienda.

Anche il clima aziendale ne trae beneficio, grazie all’aumento della motivazione dei dipendenti e del loro senso di appartenenza all’azienda stessa. Quando i dipendenti si sentono coinvolti e informati, sono in grado di collaborare meglio tra di loro, raggiungendo obiettivi comuni e lavorando in modo più efficiente.

Lo stesso vale per la comunicazione esterna, ovvero rivolta a clienti e fornitori. Questi troveranno più semplice e intuitivo comunicare con gli stakeholders interni, riceveranno risposte più rapide e performanti e aumenterà di conseguenza la loro fiducia complessiva nel brand.

Imparare il “linguaggio comune”: i corsi di comunicazione aziendale

Diffondere la cultura del “linguaggio comune” all’interno della propria azienda può essere un’operazione complessa, ma indispensabile per creare una corretta ed efficace comunicazione interna aziendale.

Per guidare la tua azienda verso l’adozione di un “linguaggio comune” devi smettere di fare il capo e iniziare da subito ad essere un leader. Sembra una frase fatta ma, credimi, non lo è!

Apprendere il concetto di leadership è la chiave che apre le porte di un’azienda sana, composta da collaboratori motivati e appassionati e circondata da clienti soddisfatti e fedeli.

Da dove iniziare, quindi, per migliorare le proprie capacità di leadership?

Inizia qui e ora, acquistando la mia masterclass in leadership composta da oltre 250 lezioni in continuo aggiornamento.

Si tratta di brevi lezioni video/audio che ti accompagneranno passo passo nella scoperta di metodi, strumenti e case history di leader di successo. Un percorso pratico, da seguire dove e quando vuoi, che ti darà accesso inoltre a 2 sessioni di Mentoring One to One con me e alla community “Tutti a bordo”, dove potrai confrontarti e scambiare idee con leader di successo.

Infine, se desideri saperne di più sulle tecniche che ho sviluppato per supportare nel cambiamento CEO, direttori generali e amministratori delegati, ti invito a dare un’occhiata ai miei programmi di Mentoring o richiedermi un incontro a tu per tu per espormi i tuoi dubbi e trovare insieme il percorso migliore per guidare il tuo business verso il futuro.

Grazie per la tua attenzione! A presto,

Gianni Simonato